Pengelolaan Surat dan Berkas Masuk di BKD: Peran Strategis Layanan Informasi
DOI:
https://doi.org/10.62383/bersama.v2i4.2304Keywords:
Archive Digitization, Bureaucratic Reform, Incoming Mail Management, Information Services, Public TransparencyAbstract
This article examines the management of incoming letters and files at the Regional Civil Service Agency (BKD) of Central Kalimantan Province, focusing on the strategic role of information services as instruments of transparency and bureaucratic reform. Using a descriptive qualitative approach, the research was conducted through in-depth interviews with five employees and participatory observation during an internship, revealing a systematic workflow: receipt, recording, disposition by the Agency Secretary, distribution to relevant fields, and filing. The results show the effectiveness of this mechanism in handling 20-30 documents daily, despite challenges such as dependence on physical archives, risk of data loss, and limitations in digitization that could potentially cause delays. Key recommendations include training in file digitization, developing integrated SOPs, action research simulations, and an internal database platform to increase efficiency by up to 50% and strengthen public access to information. The conclusion emphasizes that incoming mail management is not merely a routine task, but a strategic foundation for accountable ASN governance, with a recommendation for further research to integrate information technology to overcome structural obstacles.
References
Azis, M., Sawiji, H., & Indrawati, C. D. S. (2022). Mekanisme pengurusan surat masuk dan surat keluar di instansi pemerintah. JIKAP (Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran), 5(4), 35-44. https://doi.org/10.20961/jikap.v5i4.54601
Azlina, Y. (2022). Penanganan surat masuk dan surat keluar pada instansi pemerintah sebagai bentuk komunikasi bisnis. Akrab Juara: Jurnal Ilmu-Ilmu Sosial, 7(4), 112. https://doi.org/10.58487/akrabjuara.v7i4.1942
Bartos, B. (2005). Manajemen kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Candra, B. P., Thoib, I., Maulidiah, P. R., & Khamidah, R. (2024). Perancangan sistem informasi arsip surat masuk dan keluar dengan metode Waterfall. Digital Transformation Technology, 4(2), 959-966. https://doi.org/10.47709/digitech.v4i2.5120
Charis, M. (2022). Sistem pengelolaan surat masuk dan keluar dengan Visual FoxPro 8.0. Jurnal Teknologi Terapan, 2(1).
Faisal, A., & Khairina, N. (2020). Sistem informasi administrasi surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pendidikan Kota Medan. REMIK: Riset dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer, 4(2), 267-275. https://doi.org/10.33395/remik.v4i2.10557
Kasman, A., Qoriah, Q., Destrian, O., Zainuddin, Z. I., & Adnans, A. (2025). Implementasi jaringan informasi kearsipan nasional: Upaya peningkatan akses informasi arsip negara yang autentik dan berkelanjutan. Responsive: Jurnal Pemikiran dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora dan Kebijakan Publik, 8(1), 144-158.
Meha, N. L., & Nasution, A. I. L. (2024). Penerapan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar bagian organisasi sekretariat daerah Kota Medan. Jurnal Akuntansi, Manajemen dan Ilmu Ekonomi (JASMIEN), 5(2), 48-55. https://doi.org/10.47233/jibs.v2i3.1678
Nangka, P. T., Kairupan, S. B., & Pangkey, I. (2024). Standar pelayanan publik dalam pengurusan administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tomohon. J-CEKI: Jurnal Cendekia Ilmiah, 4(1), 629-642. https://doi.org/10.62383/konstitusi.v1i4.181
Parlina, L., & Elawati, E. (2020). Penanganan pencatatan surat pada lembar disposisi pada Bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa Barat. ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e-Journal), 6(2), 172-179. https://doi.org/10.38204/atrabis.v6i2.501
Ramadhina, W., & Batubara, A. K. (2024). Sistem pengelolaan arsip aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Jurnal Ilmiah Dinamika Sosial, 8(2), 141-159. https://doi.org/10.38043/jids.v8i2.5461
Santosa, A. T. D. (2018). Sistem informasi administrasi surat masuk dan surat keluar pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang. MEANS (Media Informasi Analisa dan Sistem), 3(1).
Saputro, J. I. (2024). Pengkajian sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar. Adimas, 4(2). https://doi.org/10.34306/adimas.v4i2.1076
Sinta, S. M. (2024). Sistem informasi e-arsip surat masuk surat keluar berbasis web. JUSTIFY, (blog/online).
Wily, R., Rahadi, N. W., & Purwanto, R. (2016). Pengembangan sistem administrasi surat masuk dan keluar berbasis desktop dan mobile (Studi kasus Politeknik Negeri Cilacap). Jurnal Teknologi Terapan, 2(1), 29-35.
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Kesejahteraan Bersama : Jurnal Pengabdian dan Keberlanjutan Masyarakat
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
